巧用软件实现信封批量打印

　　日常办公总离不开抄抄写写，收收发发。尤其是遇到需要大批量发送信函时，忙且不说，光是面对那一大堆地址也够让你眼花缭乱的。要是谁能帮我抄写这些信封该多好啊！于是在各种各样的软件堆中寻寻觅觅，没想到真的找到了一个打印信封的好帮手——超级信封打印工具。

　　一、安装

　　它的安装过程很简单，用鼠标双击安装目录下的“setup.exe”文件，然后根据提示一步步进行即可完成安装。它会在windows中建立一个名为“超级信封打印工具专业版”的程序组，其程序项为“超级信封打印工具专业版8.2L”，在“开始→程序”中单击该图标即可运行软件。或者双击桌面上的“ ”图标亦可运行软件。

　　二、使用软件

　　打开软件后进入软件主界面（如图1）

图1

　　1、准备数据

　　如同Word中使用邮件合并功能时必须建立数据源一样，这里也必须建立数据源。该软件支持新建立数据源，也支持数据源导入。下面我们就来看看数据源是如何建立的。

　　（1）新建数据源

　　单击“文件”菜单，在其子菜单中有好几种数据源建立方式，在此我们以建立“access/excel表文件”为例来简单了解一下建立的过程。首先，单击“文件”菜单下面的“新建access/excel表文件”（如图2）。

图2

　　弹出如下窗口（如图3）在弹出的窗口中输入表名“mydata”，再点击“创建新表”按钮即可创建表文件，再按“返回”按钮返回当前窗口。

图3

　　然后选中图1中的“收信人数据”和“发信人数据”标签，并选中左侧窗口中刚才建立的表名，现在我们可以在右侧窗口中输入相应的数据了（如图4、5）。

图4

图5

　　数据输入完毕单击“保存”按钮即可。在此应该将所有的发信人数据和收信人数据输入，如果漏输了，打印票据时就会出现漏打现象。

　　（2）导入数据源

　　上面的数据源是新建立的，如果我们事先通过access/excel类软件制作好了数据源，我们也可以通过导入功能来实现数据源的生成。方法是直接单击“文件”菜单中的各个“导入…”子菜单项，它支持八种文件的导入，包括典型的access/excel文件，就可以支持系统通讯簿的导入，这样就可以方便地将系统通讯簿中的联系人导入到系统中，可以省去很多操作步骤。

　　我们这里依次点击“文件→导入EXCEL数据”菜单并选择相应的文件，再切换到“收信人数据”选项，即可看到导入的客户的地址、邮编等信息（如图6）。

图6

　　在这里，我们仍然可以进行客户信息的编辑如添加或删除等操作。

　　2、信封设置

　　在主窗口中单击“信封设置”标签，然后在该窗口中的右侧窗口中就有几十种样式的单据类型可供选择。在这些系统提供的类型单据中，选择一种自己需要的单据类型，然后在界面下方的“信封参数调整”栏中，根据信封的实际情况对软件提供的数值进行调整。调整的重点是“左边距”及“上边距”两项。这两项参数的主要作用是微调打印结果，避免出现邮编不在方框内等情况（如图7）。

图7

　　此外，你也可以直接双击信封上的任何文字，在出现的字体对话框中设置字体、字号、颜色等参数，也可通过点击“设置图标”按钮，在信封上导入一张小图片，使信封更漂亮。

　　提示：在调整上述“左边距”和“上边距”两项参数前，可实际打印一份样本看看，然后用尺子量一下最后一个邮编数字的实际打印位置和最后一个邮编框的左右偏差和上下偏差，以毫米为单位，如向左偏2毫米，向上偏3毫米，然后在左边距框中输入“-20”，在上边距框中输入“-30”（因为软件度量单位为0.1mm），然后再进行第二次打印，信封打印就基本正确了。

　　3、批量打印

　　经过之前的准备，现在我们就可以进行票据的打印了。不过在打印之前，我们可以通过“设置→自动设置打印机”来完成打印机的设置，也可以通过“打印信封→批量打印现成信封”，在弹出的打印设置窗口中进行设置（如图8）。

图8

　　在此窗口中，我们可以设置打印机的名称、纸张的方向、打印的范围、打印的份数。设置后，我们还可以通过“预览”按钮在打印前进行预览。在设置完成后，打开打印机电源，然后单击“开始打印”按钮，将信封依次放入打印机中即可实现信封的批量打印。

　　除了我们以上所说的信封批量打印功能，系统还给我们提供了邮政编码查询功能，用户可以方便地从该软件中查询全国的邮政编码。

　　这款软件除了可以实现信封的批量打印之外，还可以批量打印标签、快递单、包裹单、明信片、证件、客户资料报表、客户数据等，这样大大地方便了用户，节省了时间。

　　最后，提醒大家一点的是，此软件是共享软件，很多功能都受其限制，所以要想使用其全部功能，最好还是花点钱去注册一下。